Metodología
Método, coordinación y control
El valor diferencial de Alborán Eventos está en la forma de trabajar: un proceso ordenado permite anticipar decisiones, mantener el proyecto bajo seguimiento y ofrecer tranquilidad al cliente durante todo el desarrollo del evento.
Principio de trabajo
La ejecución empieza mucho antes del evento
Lo que ocurre el día del evento depende de decisiones tomadas semanas antes: qué se quiere conseguir, qué alcance tiene el proyecto, con qué presupuesto por partidas se trabaja y quién responde de cada área.
Ordenar ese trabajo previo reduce la incertidumbre operativa y permite dedicar la jornada del evento a coordinar, no a resolver lo que debió decidirse antes.
- Decisiones anticipadas
- Los objetivos, el alcance y el presupuesto se trabajan antes de producir, de modo que las decisiones no se acumulen en los últimos días.
- Responsables definidos
- Cada área del proyecto tiene un responsable identificado y una persona de referencia que coordina el conjunto.
- Información trazable
- Calendario, proveedores, cambios e incidencias quedan reflejados en documentación de trabajo consultable.
Proceso
Seis fases para ordenar el proyecto
Cada fase produce decisiones y entregables concretos. La documentación resultante permite revisar el estado del proyecto en cualquier momento y facilita la coordinación entre los equipos implicados.
Escuchar y definir
Analizamos con el cliente los objetivos, el alcance, las restricciones y los indicadores del evento.
Decisiones y entregables
- Objetivos del evento y de negocio.
- Público, formato y calendario.
- Restricciones internas y externas.
- Indicadores de éxito realistas.
Diseñar y presupuestar
Proponemos el planteamiento operativo, creativo y logístico con un presupuesto trabajado por partidas.
Decisiones y entregables
- Concepto y planteamiento del evento.
- Alcance detallado por áreas.
- Presupuesto por partidas.
- Alternativas y escenarios.
Planificar y coordinar
Establecemos calendario, responsables, proveedores y documentación de referencia.
Decisiones y entregables
- Calendario y hoja de ruta.
- Responsables y equipos.
- Selección y contratación de proveedores.
- Documentación operativa consolidada.
Producir y ejecutar
Coordinamos la producción y asumimos la coordinación directa en el lugar del evento.
Decisiones y entregables
- Producción técnica y logística.
- Coordinación in situ.
- Atención a asistentes y proveedores.
- Control de tiempos y guion.
Supervisar y resolver
Gestionamos cambios e incidencias sin trasladar ruido al cliente.
Decisiones y entregables
- Control de cambios documentado.
- Resolución de incidencias operativas.
- Seguimiento diario del proyecto.
- Comunicación estable con el cliente.
Cerrar y evaluar
Cerramos el evento con documentación completa y evaluamos los resultados frente a los objetivos.
Decisiones y entregables
- Liquidación con proveedores.
- Documentación final del evento.
- Evaluación frente a indicadores.
- Aprendizajes para futuras convocatorias.
Áreas de trabajo
Qué controlamos en cada proyecto
La visión conjunta de objetivos, alcance, presupuesto, responsables, calendario, proveedores, documentación, cambios, seguimiento, incidencias y evaluación permite trabajar con una referencia común y limitar las decisiones tardías.
- Objetivos
- Alcance
- Presupuesto
- Responsables
- Calendario
- Proveedores
- Documentación
- Control de cambios
- Seguimiento
- Incidencias
- Evaluación final
Trazabilidad
Una sola conversación. Un proyecto documentado.
Una persona de referencia coordina el proyecto y mantiene la interlocución con su organización. Las decisiones, los cambios de alcance y las incidencias se consolidan en documentación de trabajo, de modo que exista una única versión del proyecto.
Documentación operativa consolidada
Calendario, responsables, proveedores y guion de la jornada reunidos en una referencia común.
Control de cambios documentado
Las modificaciones de alcance o presupuesto se registran para que su efecto sea visible.
Seguimiento e interlocución estable
Seguimiento del proyecto y coordinación directa en el lugar del evento con el mismo interlocutor.
Hablemos de su próximo evento
Cuéntenos qué necesita y prepararemos una propuesta clara y adaptada.
Analizaremos los objetivos, el formato, los asistentes y las necesidades operativas para plantear una solución ordenada y realista.